„Áno, rozumiem, urobím to.“ Naozaj? 9 tipov, ako odhaliť falošné záväzky a získať reálne dohody

O pár dní zisťujete, že výstup vyzerá úplne inak, než ste očakávali. Úloha nie je hotová. Termín sa nestíha. A človek, ktorý vám predtým s istotou prikyvoval, teraz vysvetľuje, prečo sa to nedalo stihnúť.

Kde sa stala chyba?

Možno niekto precenil svoje schopnosti. Možno nechcel povedať nie. Možno sa bál priznať, že nerozumie. Niekto nemal dostatok času a ďalší sa o probléme bál hovoriť. Alebo ste sa jednoducho každý dohodli na niečom inom.

Takéto situácie poznajú manažéri, projektoví manažéri, tímlídri aj odborníci, ktorí koordinujú prácu druhých.

Problém nemusí byť v tom, že ľudia nechcú spolupracovať. Možno ste sa jednoducho nedohodli tak, ako ste si mysleli.

Dobrá správa? Nemusíte každého neustále kontrolovať. Potrebujete však vedieť, ako si overiť, že dohoda je skutočne dohodou.

9 tipov, ako predísť nedorozumeniam a nesplneným dohodám

1. Nezamieňajte súhlas za záväzok

„Stihneš to do piatka?“ „Jasné.“

Takáto výmena ešte nemusí znamenať realistický záväzok. Človek môže súhlasiť zo slušnosti, pod tlakom alebo preto, že si zatiaľ neuvedomuje rozsah úlohy.

Namiesto automatického prijatia odpovede sa pýtajte konkrétnejšie:

• Čo všetko musíš dovtedy dokončiť?
• Je piatok reálny termín vzhľadom na tvoje ostatné úlohy?
• Čo by mohlo dokončenie ohroziť?

Cieľom nie je spochybňovať ľudí. Je ním získať dohodu, na ktorú sa dá spoľahnúť.

2. Nepýtajte sa: „Rozumiete mi?“

Predstavte si, že vám nadriadený vysvetľuje novú úlohu. Na konci sa opýta: „Rozumiete tomu?“

Čo odpoviete, ak si nie ste úplne istí?

Možno prikývnete. Nechcete pôsobiť neschopne. Nechcete zdržovať ostatných. Alebo máte pocit, že ste mali dávať väčší pozor. A tak poviete áno, hoci vám niečo uniklo.

Otázka „Rozumiete mi?“ môže neúmyselne prenášať zodpovednosť za pochopenie na druhého človeka.

Skúste ju nahradiť otázkou: „Bol som zrozumiteľný?“

Zrazu je situácia iná. Nehodnotíte schopnosti druhého človeka. Overujete kvalitu vlastného vysvetlenia.

Ak niečo nebolo jasné, môžete to povedať inak, doplniť príklad alebo vysvetliť súvislosti.

Za zrozumiteľnosť svojho vysvetlenia zodpovedá predovšetkým ten, kto ho odovzdáva. Preto by si mal overiť, či informáciu podal jasne a zrozumiteľne.

3. Overte si, ako druhá strana zadaniu porozumela

Aj keď niekto povie, že vám rozumie, nemusí to znamenať, že úlohu pochopil rovnako ako vy.

Jeden človek si pod „priprav podklady“ predstaví stručný prehľad. Druhý podrobnú analýzu. Tretí očakáva, že dostane hotovú šablónu.

Sto ľudí, sto výkladov.

Preto nestačí odovzdať informáciu. Potrebujete si overiť, ako bola pochopená.

Pomôžu vám tri jednoduché otázky:

• „Ako ste tomu porozumeli?“
• „Čo teraz urobíte ako prvé?“
• „Ako budete ďalej postupovať?“

Nechajte druhého človeka vlastnými slovami opísať, čo má urobiť. Zistíte, či ste sa pochopili, ešte predtým, než začne pracovať.

Ak sa jeho predstava líši od vašej, máte možnosť upraviť zadanie včas.

Pri dôležitých úlohách spresnite aj očakávaný výstup, termín a požadovanú kvalitu. Dohodnite sa, čo presne má byť hotové a podľa čoho spoznáte, že je úloha splnená.

Tak predídete situácii, keď každý odvedie svoju prácu, no výsledok napriek tomu nezodpovedá očakávaniam.

4. Overte si kapacity, nielen ochotu

Ľudia často povedia áno, pretože chcú pomôcť, vyhovieť kolegovi alebo nesklamať nadriadeného. To však ešte neznamená, že majú na úlohu dostatok času a zdrojov.

Pýtajte sa preto aj na ostatné priority, vyťaženosť a závislosti od ďalších ľudí.

„Čo máš teraz rozpracované?“ „Čomu budeš musieť dať nižšiu prioritu, ak sa pustíš do tejto úlohy?“ „Od koho potrebuješ podklady, aby si mohol pokračovať?“

Ak má človek splniť novú úlohu, možno treba inú presunúť alebo zmeniť jej termín. Bez tejto dohody sa z nereálnych očakávaní stáva problém jednotlivca, hoci príčina môže byť v celkovom nastavení práce.

5. Pýtajte sa na prekážky skôr, než nastanú

Niektoré problémy sa dajú predvídať. Chýbajúce podklady, závislosť od iného tímu či nejasné zadanie môžu ohroziť termín už od začiatku.

Namiesto otázky „Je všetko v poriadku?“ skúste:

• Čo nám môže skomplikovať splnenie tejto úlohy?
• Na čom sme závislí?
• Čo potrebujeme vyriešiť už teraz?

Takéto otázky presúvajú pozornosť od hľadania vinníka k prevencii. Zároveň ukazujú, že pomenovať riziko nie je prejav neschopnosti, ale súčasť zodpovedného prístupu.

6. Rozdeľte veľké úlohy na menšie míľniky

Pri dlhších úlohách môže byť problém viditeľný až vtedy, keď je na nápravu neskoro. Konečný termín je síce jasný, no priebeh práce zostáva neprehľadný.

Rozdeľte preto úlohu na menšie kroky s konkrétnymi výstupmi a priebežnými termínmi.

Namiesto kontroly až v deň odovzdania si dohodnite napríklad prvý návrh, kontrolu rozpracovanej verzie a finálne dokončenie.

Míľniky nemajú slúžiť na neustále kontrolovanie ľudí. Pomáhajú včas zistiť, či sa práca uberá správnym smerom, a upraviť postup skôr, než vznikne vážny problém.

7. Dohodnite sa, kedy má človek upozorniť na problém

Aj realistická dohoda sa môže časom stať nereálnou. Zmenia sa priority, objaví sa nečakaná úloha alebo sa oneskoria podklady.

Preto nestačí dohodnúť si termín. Dohodnite si aj to, kedy a ako má človek upozorniť, že termín alebo výsledok môže byť ohrozený.

Napríklad: „Ak zistíš, že piatkový termín nemusíš stihnúť, daj mi vedieť hneď, ako to bude zrejmé. Nemusíš čakať, kým bude problém istý.“

Včasné upozornenie dáva tímu možnosť zmeniť priority, zabezpečiť pomoc alebo upraviť plán. Informácia na poslednú chvíľu už často prináša len stres a škody.

8. Vytvorte priestor na nepríjemnú pravdu

Ak ľudia za priznanie problému dostávajú okamžitú kritiku, časom sa naučia problémy zatajovať. Navonok všetko vyzerá dobre, až kým sa situácia nedostane do bodu, keď ju už nemožno zakryť.

Lídri preto ovplyvňujú nielen to, či ľudia úlohy plnia, ale aj to, či sa odvážia včas hovoriť o rizikách a chybách.

To neznamená tolerovať opakovanú nezodpovednosť. Znamená to rozlišovať medzi človekom, ktorý problém včas otvorene pomenuje, a človekom, ktorý opakovane ignoruje dohody alebo zatajuje dôležité informácie.

Bez otvorenej komunikácie sa problémy nestrácajú. Iba sa o nich dozvedáme neskôr.

9. Pri nedodržanej dohode nehľadajte iba vinníka

Keď niekto nesplní dohodu, prirodzenou reakciou je pýtať sa, prečo úlohu neurobil. Užitočnejšie však je zistiť, čo sa skutočne stalo.

Bolo zadanie nejasné? Bol termín nereálny? Zmenili sa priority? Chýbali podklady? Alebo človek napriek jasnej dohode opakovane nepreberá zodpovednosť?

Každá z týchto situácií si vyžaduje iný prístup. Niekedy treba spresniť komunikáciu, inokedy upraviť plán alebo odstrániť prekážky. A niekedy je potrebné jasne pomenovať zodpovednosť a dôsledky nedodržaných dohôd.

Cieľom nie je za každú cenu ospravedlniť zlyhanie. Cieľom je pochopiť jeho príčinu a zabrániť tomu, aby sa opakovalo.

Skutočná dohoda sa začína až porozumením

Projekt môže mať kvalitný plán, skúsený tím aj jasne rozdelené úlohy. Napriek tomu môže zlyhať, ak sa ľudia nedokážu dohodnúť na realistických termínoch, pomenovať riziká alebo otvorene hovoriť o problémoch.

Projektový manažér pritom nemusí mať nad všetkými členmi tímu priamu autoritu. Často musí spoluprácu získavať prostredníctvom komunikácie, dôvery, vyjednávania a schopnosti pracovať s rôznymi prioritami.

Práve tieto zručnosti rozhodujú o tom, či sa problém zachytí včas, alebo sa z neho stane kríza.

Nabudúce, keď niekto povie „Áno, rozumiem, urobím to“, skúste sa na chvíľu zastaviť.

Opýtajte sa, či ste boli zrozumiteľní. Ako druhá strana zadaniu porozumela. Čo konkrétne urobí, čo potrebuje a na čom sa vlastne dohadujete.

Možno tým predídete ďalšiemu nedorozumeniu, zbytočnej práci alebo nepríjemnému rozhovoru o nedodržanom termíne.

Pretože to, že sme si niečo povedali, ešte neznamená, že sme sa skutočne dohodli.

Chcete posilniť komunikáciu a spoluprácu vo vašom tíme?

V TAYLLORCOX prepájame rozvoj mäkkých zručností s reálnymi pracovnými situáciami. Účastníci si nové postupy nielen osvoja, ale aj vyskúšajú a získajú spätnú väzbu.

Viac o našich programoch: https://www.tx.sk/soft-skills

 

Autorka: JUDr. Renáta Krchňavá – certifikovaná koučka, lektorka a kariérna poradkyňa